Dokumentenpakete

Einführung

Das MBWFK und das IQSH stellen den öffentlichen Schulen des Landes verschiedene datenschutzrechtliche Dokumentenpakete zur Verfügung, um diesen die Organisation der datenschutzkonformen Nutzung häufig angefragter digitaler Lösungen und der Landesdienste zu erleichtern. Soll einer der hier gelisteten Dienste an der Schule eingeführt werden, so kann die Schulleitung das entsprechende Dokumentenpaket herunterladen, es an den markierten Stellen um die Daten der Schule ergänzen und die Dokumente in Kraft setzen. Insbesondere bei unterrichtlich genutzten Diensten, sollte vorab im Rahmen der Fach-, Stufen-, Lehrer- oder in Einzelfällen auch Schulkonferenz über den Einsatz beschlossen werden.

Die Dokumentenpakete enthalten alle je ein Dokument mit Hinweisen für die Schulleitungen, in dem der Aufbau des jeweiligen Pakets erläutert wird und ggf. spezifische Informationen bzgl. des Dienstes enthalten sind. Ansonsten variiert der Inhalt je nach Dienst, i.d.R. werden jedoch mindestens ein Eintrag für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten der Schule, eine Nutzungsordnung und/oder Dienstanweisung und die Informationen nach Art. 13 DSGVO (Datenschutzhinweise) enthalten sein.

Für den Fall, dass Sie einen digitalen Dienst an Ihrer Schule einführen möchten, zu dem kein zentrales Dokumentenpaket existiert, müssen Sie vor dem Einsatz selbst ein entsprechendes Paket erstellen. Hierfür können Sie bei Bedarf über den Helpdesk (s.u.) unsere Unterstützung anfragen.

Ausstattung

Avatar

  • Telepräsenzroboter zur Integration krankheitsbedingt langfristig abwesender Kinder
  • Genehmigung durch die Schulaufsicht
  • Nur mit Einwilligung aller betroffenen Personen
  • Gemeinsame Verantwortung aufgrund eines Vertrages zwischen Schule und IQSH
  • Die Avatare werden den Schulen kostenfrei zur Verfügung gestellt
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

Musterlösung Grundschule

  • Durch das IQSH entwickelte Komplettlösung für das Lernen mit digitalen Medien in Grundschulen
  • Richtet sich an Schulen kleinerer Schulträger, die keine zentralisierte IT-Lösung anstreben
  • Die Kosten werden nicht vom Land übernommen
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 10.03.2022)

WLAN

Landesdienste

Folgende Angebote werden den Schulen vom Land Schleswig-Holstein kostenfrei zur Verfügung gestellt. Hierbei ist entweder das ZIT, das Bildungsministerium oder das IQSH Verfahrensbetreiber entsprechend der ZStVO (Zentrale-Stelle-Verordnung) bzw. ZStVOSchule. Der Verfahrensbetreiber übernimmt für die Schulen insbesondere die Aufgabe, die Datensicherheit des Gesamtverfahrens zu gewährleisten und die Dokumentation vorzuhalten. Die weitere Aufgabenteilung zwischen Schule/Nutzenden und Verfahrensbetreiber als gemeinsam Verantwortliche i. S. d. Artikel 26 DSGVO ergibt sich aus der jeweiligen Verordnung. Die Landeslösungen können in den Schulen, ggf. nach Beschluss in den notwendigen Gremien (z.B. Schulkonferenz, Fachkonferenz, öPR), umgehend und in rechtmäßiger Weise eingesetzt werden. Weitere Hinweise dazu finden sich im jeweiligen Dokumentenpaket und auf den jeweiligen Webseiten der Medienberatung.

Buddy Bo

itslearning

Jitsi (Dataport)

Online Pinnwand SH (OP.SH)

Schulcommsy SH - Instanz I (Verwaltung)

Schulcommsy SH - Instanz II (Unterricht)

(Web)Untis (im Rahmen von SchoolSH)

Einzellösungen

Es werden regelmäßig Fragen zur Datenschutzkonformität verschiedener digitaler Dienste an den Datenschutzbeauftragten der Schulen und das IQSH herangetragen. Basierend auf diesen Anfragen werden die digitalen Dienste nach dem unten stehenden Verfahren priorisiert und für die datenschutzrechtliche Prüfung ausgewählt. Bei positivem Prüfergebnis werden entsprechende Muster-Dokumentenpakete für den Einsatz dieser Angebote erstellt. In den Dokumenten ist u.a. das Nutzungsszenario definiert, für welches die Prüfung erfolgreich war. Soll der Dienst an der Schule in einem umfangreicheren Szenario eingesetzt werden, so muss die Schule hierfür eine eigene Prüfung durchführen.

Anwendungen mit geringen Datenschutzrisiken

  • Die Dokumentation deckt eine Liste von Anwendungen ab
  • Zugehörige Anwendungen sind durch die Schulleitung festzulegen
  • Das Dokumentenpaket enthält eine Orientierungshilfe zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

Antolin

Anton

bettermarks

captis

  • Digitale Formulare erstellen
  • Im betrachteten Nutzungsszenario genehmigungspflichtig entsprechend §12 Abs. 1 SchulDSVO
    Mit der Änderung der SchulDSVO vom 27.09.2024 (siehe Nachrichtenblatt 10/2024) wurde § 12 Absatz 1 gestrichen. Der Genehmigungsvorbehalt entfällt somit. Das Dokumentenpaket wird in Kürze entsprechend aktualisiert.
  • Genehmigungsantrag an Genehmigungen.SchulDSVO@bimi.landsh.de
  • Schullizenz (AVV ist durch die Schule abzuschließen)
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

ekidz

exam.net

  • Webanwendung zur digitalen Prüfungsdurchführung
  • Im betrachteten Nutzungsszenario nicht genehmigungspflichtig entsprechend §12 Abs. 1 SchulDSVO
    Mit der Änderung der SchulDSVO vom 27.09.2024 (siehe Nachrichtenblatt 10/2024) wurde § 12 Absatz 1 gestrichen. Der Genehmigungsvorbehalt entfällt somit. Das Dokumentenpaket wird in Kürze entsprechend aktualisiert.
  • Schullizenz (AVV ist durch die Schule abzuschließen)
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 11.07.2022)

IServ

SchoolFox

  • Webanwendung / App zur Kommunikation mit Eltern
  • Genehmigungspflichtig entsprechend §12 Abs. 1 SchulDSVO
    Mit der Änderung der SchulDSVO vom 27.09.2024 (siehe Nachrichtenblatt 10/2024) wurde § 12 Absatz 1 gestrichen. Der Genehmigungsvorbehalt entfällt somit. Das Dokumentenpaket wird in Kürze entsprechend aktualisiert.
  • Genehmigungsantrag an Genehmigungen.SchulDSVO@bimi.landsh.de
  • Schullizenz (AVV ist durch die Schule abzuschließen)
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

schulbuecherei.com

Splint

  • Webanwendung zur kollaborativen Förderplanung
  • Genehmigungspflichtig entsprechend §12 Abs. 1 SchulDSVO
    Mit der Änderung der SchulDSVO vom 27.09.2024 (siehe Nachrichtenblatt 10/2024) wurde § 12 Absatz 1 gestrichen. Der Genehmigungsvorbehalt entfällt somit. Das Dokumentenpaket wird in Kürze entsprechend aktualisiert.
  • Genehmigungsantrag an Genehmigungen.SchulDSVO@bimi.landsh.de
  • Schullizenz (AVV ist durch die Schule abzuschließen)
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

TeacherStudio (Windows - nur als Abo) und TeacherStudio X (iPadOS - Schullizenz)

TeacherTool 7

WebUntis

  • Das Dokumentenpaket umfasst ausschließlich das digitale Klassenbuch
  • Genehmigungspflichtig entsprechend §12 Abs. 1 SchulDSVO
    Mit der Änderung der SchulDSVO vom 27.09.2024 (siehe Nachrichtenblatt 10/2024) wurde § 12 Absatz 1 gestrichen. Der Genehmigungsvorbehalt entfällt somit. Das Dokumentenpaket wird in Kürze entsprechend aktualisiert.
  • Genehmigungsantrag an Genehmigungen.SchulDSVO@bimi.landsh.de
  • Schullizenz (AVV ist durch die Schule abzuschließen)
  • Dokumentenpaket (ZIP, Stand 28.03.2024)

Zahlenzorro

Auswahl und Aktualisierung der Dokumentenpakete

Die hier veröffentlichten Dokumentenpakete werden im Schnitt einmal jährlich daraufhin geprüft, ob Aktualisierungen erforderlich sind, z.B. aufgrund von Updates des jeweiligen Dienstes. Die Aktualisierung vorhandener Dokumentenpakete hat Vorrang gegenüber der Erstellung neuer Dokumentenpakete. Wenn Sie bei der Einführung eines der folgenden Dienste feststellen, dass sich grundlegende Funktionen oder der Auftragsverarbeitungsvertrag geändert haben, sind wir über einen Hinweis über den Helpdesk (s.u.) dankbar.

Die Auswahl der zu prüfenden digitalen Dienste erfolgt anhand des folgenden Verfahrens:

  • Zunächst wird geprüft, ob es ein aktuelles Dokumentenpaket für einen Dienst mit vergleichbarer Funktionalität gibt.
    • Ist dies nicht der Fall, wird geprüft, ob die Einführung des Dienstes entweder durch das IQSH begleitet wird oder dieser bereits regelmäßig in mehreren Schulen in SH zum Einsatz kommt.
      • Trifft mind. eines von beidem zu, erhält der Dienst die Prüf-Priorität 1 (hoch).
    • Trifft keines von beidem zu wird geprüft, ob der Dienst eine regelmäßig nachgefragte Funktionalität abdeckt oder ob der Dienst selbst oft nachgefragt wird.
      • Trifft mind. eines von beidem zu, erhält der Dienst abhängig von den Kosten die Prüf-Priorität 2 (mittel) oder 3 (niedrig). Kostenfreie Dienste werden bevorzugt.
  • Aus den Prioritäten ergibt sich die Prüfreihenfolge. Gibt es mehrere zu prüfende Dienste mit derselben Priorität wird innerhalb dieser Gruppe eine Reihenfolge gelost.

Fragen und Feedback

Das Bild zeigt einen Ausschnitt aus dem Helpdesk-Formular. Der Menü-Punkt "Medienberatung" ist ausgewählt, so dass mehrere Unteroptionen angezeigt werden. Der Mauszeiger ist auf der Option "Schuldatenschutz".

Bei Fragen oder Anmerkungen zu den Dokumentenpaketen können Sie uns gerne über das IQSH-Helpdesk-Formular schreiben. Nach Eingabe Ihrer Dienststellennummer wählen Sie unter "Bereich" den Eintrag "Medienberatung - Schuldatenschutz". So erreicht Ihre Anfrage ohne Umwege die richtigen Personen.

Ihre Dienststellennummer können Sie ggf. hier ermitteln.