Datenschutzhinweise und Betroffenenrechte

Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben im Bezug auf Kapitel 3 der DSGVO (Rechte der betroffenen Person).

Schülerinnen und Schüler, Eltern oder Lehrkräfte, deren Daten im Schulkontext verarbeitet werden, haben verschiedene Betroffenenrechte. Macht eine betroffene Person eines ihrer Rechte geltend, muss die Schulleitung Informationen über die ergriffenen Maßnahmen "unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags" (Art. 12 DSGVO) zur Verfügung stellen. Um diese Frist einhalten zu können, muss in der Schule ein standardisierter Prozess existieren, der regelt wie Anfragen bzgl. der Betroffenenrechte bearbeitet werden. Bei Geltendmachung beispielsweise des Auskunftsrechts könnte der Prozess wie folgt lauten:

1. Die Anfrage wird von der empfangenden Person an das Schulsekretariat weitergeleitet.
2. Das Sekretariat prüft die Authentizität der Anfrage.
   • Ggf. zusätzliche Identifikation anfordern (Bestätigung über bekannte Email anfordern, unter bekannter Telefonnummer zurückrufen, ...).
   • Ist die anfragende Person auskunftsberechtigt, wird die Anfrage an Schulleitung und falls vorhanden an eine gesondert benannte Datenschutzperson weitergeleitet.
3. Die Datenschutzperson/Schulleitung ermittelt mit Hilfe des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), in welchen Verfahren Daten der anfragenden Person verarbeitet werden und bereitet die Informationen entsprechend Art. 15 DSGVO auf.
4. Die aufbereiteten Informationen werden von der Schulleitung auf sicherem Weg (z.B. verschlüsselter Anhang per Email) an die anfragende Person übermittelt.

Neben der Pflege des VVT ist auch die Anfertigung eines Berechtigungs- und eines Löschkonzepts für die Wahrung der Betroffenenrechte nötig.

In den Dokumentenpaketen für SchulCommSy, itslearning und die Online Pinnwand SH ist jeweils ein Dokument mit Datenschutzhinweisen enthalten, welches die Informationspflichten (Art. 13 DSGVO) gegenüber den Schülerinnen und Schülern, Eltern und Lehrkräften erfüllt. Diese können als Muster für das Erstellen eines eigenen Dokuments für den vorgeschlagenen digitalen Dienst verwendet werden.