Nutzungsordnung und Dienstanweisung

Festlegung des Zwecks und Umfangs der rechtmäßigen Nutzung des digitalen Dienstes, sowie Dokumentation und Bekanntgabe der jeweils notwendigen Regelungen.

Die Nutzungsordnung richtet sich an die Personen, die den Dienst verwenden sollen: Mitarbeitende der Schule, Lehrkräfte, Schülerinnen und Schüler, Eltern.

Alle wesentlichen Informationen, die die pädagogisch-didaktische Nutzung sowie ggf. eine Protokollierung betreffen - inklusive der Möglichkeit zur Einsichtnahme im Verdachtsfall von missbräuchlicher und/oder strafrechtlich relevanter Nutzung, sind in der jeweiligen Dienstanweisung und Nutzungsordnung ausdrücklich darzulegen, die notwendigen Regularien festzulegen sowie den Nutzenden zu verkünden. Eine Einwilligung ist i.d.R nicht notwendig, vgl. Abschnitt Exkurs Einwilligung im Kapitel VVT.

Die Dienstanweisung beinhaltet oft zusätzliche Regelungen über die Nutzungsordnung hinaus, die speziell die Lehrkräfte und weiteres Personal betreffen, dem gegenüber die Schulleitung weisungsbefugt ist (z.B. verwalten Lehrkräfte Schülerkonten, setzen TOM der Schule um usw.).

Zur Administration eines digitalen Dienstes legt die Schulleitung ggf. gesonderte Regelungen für den entsprechenden Personenkreis fest (Dienstanweisung für Personen mit Administrationsrechten), soweit die Administration in der Schule selbst erfolgt und nicht durch einen AVV bereits abgedeckt ist (verschiedene Ebenen der Administration möglich).

Für jeden digitalen Dienst ist das konkrete Nutzungsszenario zu berücksichtigen: Wer verarbeitet auf welcher rechtlichen Grundlage, zu welchem Zweck, mit welchen Mitteln, an welchem Standort, wessen Daten? Die Beantwortung dieser Fragen ist das Fundament für die Rechtmäßigkeit der Nutzung eines Dienstes.

Das Nutzungsszenario mündet in die Nutzungsordnung und Dienstanweisung, da hier die konkreten Rahmenbedingungen geregelt und bekannt gemacht werden (organisatorische Maßnahme – im Rahmen der TOM der Schule). Hierbei sind u.a. folgende Punkte zu beachten:

• Daten von Kindern haben einen höheren Schutzbedarf als die von Erwachsenen. Dieser Sachverhalt wird in Erwägungsgrund 38 zur DSGVO erläutert.
• Daten über Lernleistungen erfordern ein anderes Vorgehen in der Verarbeitung als eine Liste über verteilte Aufgaben oder Referate an namentlich genannte Schülerinnen und Schüler.
  Gesundheitsdaten, wie sie z.B. in Fördergutachten enthalten sein können, sind hochsensibel und fallen als "Besondere Kategorien personenbezogener Daten" unter Artikel 9 der DSGVO mit seinen besonderen Anforderungen an die Verarbeitung.
• Die Nutzung schuleigener, nicht personalisierter Endgeräte in der Schule ist anders zu bewerten, als der Einsatz persönlicher Endgeräte im häuslichen Umfeld.

In den Dokumentenpaketen für SchulCommSy, itslearning und die Online Pinnwand SH ist jeweils eine Nutzungsordnung und eine Dienstanweisung enthalten, welche als Beispiele für das Erstellen eigener Dokumente für den zum Einsatz vorgesehenen Dienst verwendet werden können.

Welche Funktionen ein digitaler Dienst liefert und wie diese genutzt werden können, ist i.d.R. durch die Anbietenden dokumentiert. Auf diese Dokumentation kann in der Nutzungsordnung und Dienstanweisung Bezug genommen werden - unter Berücksichtigung des jeweiligen Nutzungsszenarios an der Schule; ggf. auch mit dem Hinweis, dass bspw. nur ausgewählte Funktionen genutzt werden dürfen, sofern diese sich nicht systemseitig deaktivieren lassen. Fehlt eine ausführliche Dokumentation müssen ggf. eigene Handbücher oder Anleitungen erstellt werden. Insbesondere die Konfigurationsmöglichkeiten durch Personen mit Administrationsrechten müssen gut dokumentiert sein.