Ziel:

Nach der Fertigstellung von Service- und Ausstattungskonzept und der Investitionsplanung folgt zum Ende des Planungsprozesses die Umsetzung der konzipierten Maßnahmen. Ziel ist die endgültige Inbetriebnahme aller Komponenten der Schul-IT oder der Komponenten, die aktuell unter Einsatz von Fördermitteln beschafft werden sollen. Dafür sind verschiedene Voraussetzungen zu erfüllen, die im Ablauf erläutert sind.

Ablauf:

1. Zunächst gilt es, die endgültige Planung der Beschaffung der für die Schul-IT notwendigen bzw. zu beschaffenden Komponenten unter Beachtung des Vergaberechts in die Wege zu leiten.

Für die Formulierung zum Beispiel von Ausschreibungen ist die Kontaktaufnahme zu anderen Mitgliedern der regionalen Netzwerke der Schulträger hilfreich, die u.U. bereits ähnliche Ausschreibungen vorgenommen haben.

Achtung: Wenn es um die Beschaffung von Technik geht, die über den Digitalpakt finanziert werden soll, kann es zu einer Deckungslücke zwischen Rechnungsbegleichung und Mittelrückfluss kommen. Denn die Auszahlung bewilligter Mittel erfolgt, sobald diese erforderlich sind, um fällige oder absehbar fällig werdende Rechnungen zu begleichen, jedoch nicht öfter als einmal im Quartal. Absehbar fällig werdend sind vorliegende Rechnungen, die ein vereinbartes Zahlungsziel ausweisen, das nicht weiter als drei Monate in der Zukunft liegt. Diese Lücke muss ggf. haushalterisch abgesichert werden.

2. Die Umsetzung: Auslieferung, Einbau, Inbetriebnahme

Der Aufbau und die Inbetriebnahme der Netzwerke und ihrer Komponenten wird ebenso in eine zeitliche Planung gebracht wie der Aufbau und die Inbetriebnahme einer möglichst förderfähigen Systemlösung. Die Planung sollte im optimalen Fall unterteilt werden in eine

• Testphase („Staging“, ohne SuS und LK)
• Pilotphase mit nur wenigen Schulen
• endgültige Inbetriebnahme mit allen Nutzern

Danach oder unter Umständen ineinandergreifend wird der Einbau und die Inbetriebnahme von Klassenraumausstattungen geplant und umgesetzt.
Hierzu gehören neben Einbau und Inbetriebnahme auch die technische Einweisung bzw. technische Fortbildung für Nutzer/-innen.

Da es zwischen Beschaffung und Inbetriebnahme größere zeitliche Verzögerungen geben kann, kann die Planung einer Zwischenlagerung von Geräten sinnvoll sein.

3. Inbetriebnahme Support:

Schon frühzeitig - idealerweise während der Testphase der Systemlösung - sollten alle Maßnahmen und Strukturen aufgebaut und geprüft werden, die den Support gewährleisten sollen. Hier ist besonders wichtig, in der Test- und Pilotphase zu prüfen, ob die Supportstrukturen geeignet sind,

• auch später höhere Lasten zu bewältigen (Skalierung)
• die beabsichtigten Kommunikationswege tatsächlich abzudecken
• die vereinbarten Supportlevel abzubilden.

Alle in der Test- und Pilotphase gewonnenen Erkenntnisse sollten, wenn nötig, in entsprechende Maßnahmenanpassungen umgesetzt werden, bevor die endgültige Inbetriebnahme erfolgt.

Nur, wenn die verbaute Technik möglichst reibungslos funktioniert, wird sie von Lehrkräften flächendeckend angenommen und unterrichtlich eingesetzt.

4. Zukünftige Planung:

Zu beachten ist eine Evaluation aller durchgeführten Maßnahmen, die nach einem Zeitintervall von z.B. zwei Jahren klärt, inwieweit die Nutzung der angeschafften Ausstattung zielführend und nachhaltig war bzw. ist und inwieweit die Entscheidung zu einer bestimmten Systemlösung fortgeschrieben werden oder korrigiert werden sollte.
Spätestens nach vier Jahren sollte erneut in den Prozess der Medienentwicklungsplanung eingestiegen werden, um grundlegende Erneuerungen, andere pädagogische Erfordernisse o.ä. in die bisherige Planung einspeisen zu können. Mit diesem Zeitintervall ist man dazu gut auf die üblichen Abschreibungsintervalle von fünf Jahren vorbereitet, wenn es um technischen Ersatz geht.