Ziel

Das Projektmanagement ermöglicht es Schulträgern, das Projekt „Digitalisierung von Schulen“ strukturiert zu planen und umzusetzen. Je besser das Projekt geplant ist, desto wahrscheinlicher ist auch dessen Erfolg. Als die drei zentralen Faktoren stellen sich dabei die Kosten, die Zeit und die Qualität der Lösung heraus.

Dabei führt die Änderung an einem Parameter automatisch auch zur Anpassung der anderen Parameter. Muss man z.B. die Kosten des Projektes reduzieren, so kommt es ebenfalls zur Anpassung der Zeit und/oder der Qualität der Lösung.

Ablauf

1. Benennung eines Projektmanagers: Bevor es an die eigentliche Planung und Durchführung des Projekts geht, wird ein(e) verantwortliche(r) Projektmanager/-in für das Projekt bestimmt. Dabei kann es sich entweder um eine(n) interne(n) Mitarbeiter/-in der Verwaltung handeln oder um eine extern zu diesem Zweck beauftrage Person.
   
   
2. Festlegen des Projektziels: Zuerst legt der/die Projektmanager/-in mit allen Interessensgruppen des Projektes dessen Ziel und Umfang fest, soweit dieses noch nicht durch den politischen Beschluss vorgegeben ist. Die Parteien sind je nach Projektgröße unterschiedlich und umfassen z.B. die Schulleitungen der betroffenen Schulen, den Fachdienst Schule, den Fachdienst Finanzen, das Gebäudemanagement, den Fachdienst IT oder externe Partner wie die Stadtwerke oder Dataport. Die Festlegung geschieht schriftlich und wird von allen Projektparteien schriftlich bestätigt.
   
   
3. Planung des Projekts: In dieser Phase wird das gesamte Projekt geplant. Dazu zählen die umzusetzenden Aufgaben, deren Reihenfolge, Zeit und Kosten und genereller Ablauf. Außerdem werden die Projektrisiken abgeschätzt, wie zum Beispiel unerwartete Baumaßnahmen, Überschreiten der Antragsfrist beim Digitalpakt oder fehlendes IT-Fachpersonal.
   
   
4. Projektumsetzung: Auf Grundlage des Projektplans wird das Projekt umgesetzt. Dabei müssen sowohl die Kosten als auch die Zeit durch den/die Projektmanager/-in überwacht werden (Controlling). Sollte es in den einzelnen Aufgaben oder dem gesamten Projekt zu Problemen bei der Zeit oder den Kosten kommen, passt der/die Projektmanager/-in das Projekt entsprechend an. Je nach gewählter Projektmanagement-Methode sind auch hier die Entscheidungsträger/-innen über den Fortschritt des Projekts zu informieren.
   
   
5. Evaluation des Projekts: Am Ende des Projektes bespricht das Projektmanagement gemeinsam, was in dem Projekt gut bzw. schlecht gelaufen ist. Außerdem wird geklärt, was bei zukünftigen Projekten besser laufen sollte. Dies führt insgesamt zu einer Verbesserung des Projektmanagements.