Unabhängig von der Prüfung der VIDIS-Angebote ist für jede Anwendung, die in der Schule genutzt wird und in der personenbezogene Daten verarbeitet werden, eine (datenschutz-)rechtliche Dokumentation bei der Einführung des Angebots zu führen. Konkret bedeutet dies, dass Sie die erforderlichen Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO bereitstellen und die Verarbeitung in das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nach Art. 30 DSGVO aufnehmen müssen. Soweit der Anbieter hierfür geeignete Unterlagen bereitstellt, können diese als Grundlage genutzt werden. Prüfen Sie jedoch, ob Sie die konkrete Verarbeitung durch die Schule vollständig und zutreffend abbilden. Je nach Anwendung und vorgesehenem Nutzungsszenario sind darüber hinaus die erforderlichen organisatorischen Regelungen, insbesondere in einer Dienstanweisung für die Lehrkräfte und einer Nutzungsordnung für die Schülerinnen und Schüler, festzulegen. Über das VIDIS-Portal werden diese Dokumente im Regelfall nicht bereitgestellt.

Für einzelne digitale Bildungsanwendungen stehen in Schleswig-Holstein bereits zentral durch das IQSH bereitgestellte Dokumentenpakete zur datenschutzkonformen Einführung und Nutzung zur Verfügung. Diese finden Sie im Bereich Datenschutz - Dokumentenpakete auf dieser Webseite.