Wie kann meine Schule VIDIS in Schleswig-Holstein nutzen?

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Voraussetzungen zur VIDIS-Nutzung

VIDIS steht allen Schulen zur Verfügung, sofern die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Nutzung über das Schulportal SH erfüllt sind. Die Verwaltung und Freischaltung von VIDIS-Anwendungen erfolgt über die schulischen Administratorinnen und Administratoren im Schulportal SH. Die Schulleitung kann diese Aufgabe entweder selbst wahrnehmen oder eine Lehrkraft damit beauftragen.

Prüfen Sie vor der Freischaltung einer Anwendung, ob die Anwendung für das konkret vorgesehene Nutzungsszenario geeignet und nach den für Schleswig-Holstein geltenden schul- und datenschutzrechtlichen Vorgaben zulässig ist (siehe VIDIS-Prüfliste SH).

Die wesentlichen Prüfungsergebnisse und Entscheidungen der Schule sind sodann nachvollziehbar zu dokumentieren.

Dabei ist insbesondere zu beurteilen,

  • ob und wenn ja, welche personenbezogenen Daten bei der vorgesehenen Nutzung tatsächlich verarbeitet werden

    📌(z.B. Name und E-Mail-Adresse)

  • ob besonders schützenswerte Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, verarbeitet werden und eine Ausnahme zur Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt,

    📌(Best Practice: Bei Freitextfeldern, Chats und offenen Befragungsformaten sollte darauf geachtet werden, dass die Eingabe besonders schützenswerter oder für den jeweiligen Zweck nicht erforderlicher personenbezogener Daten möglichst vermieden wird.)

  • ob und zu welchem schulischen Zweck die Anwendung eingesetzt werden soll,

    📌(z. B. zur Fortbildung von Lehrkräften oder im Mathematikunterricht)

  • auf welcher Rechtsgrundlage personenbezogene Daten verarbeitet werden,

    📌(regelmäßig zur Erfüllung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt nach Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO in Verbindung mit § 30 Abs. 1 SchulG SH sowie § 5 SchulDSVO und Anlage 2 SchulDSVO oder auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

  • ob die Verarbeitung der jeweiligen personenbezogenen Daten für den vorgesehenen Zweck tatsächlich erforderlich ist,

    📌(z. B. ob ein persönliches Nutzerkonto erforderlich ist oder eine Nutzung ohne Anmeldung ausreicht)

  • wie die Anwendung konkret genutzt werden soll und welche Funktionen dabei zum Einsatz kommen,

    📌(z.B. ob individuelle Lernstände gespeichert werden, ob ausschließlich Lehrkräfte auf die verarbeiteten Daten zugreifen können oder ob personenbezogene Daten nur punktuell oder über einen längeren Zeitraum erhoben und gespeichert werden)

  • ob mit der Datenverarbeitung voraussichtlich hohe Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen verbunden sind und deshalb eine noch genauere Prüfung, eine sog. Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO, erforderlich ist,

    📌(z. B. aufgrund des Umfangs der verarbeiteten Daten, der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten oder einer systematischen Auswertung personenbezogener Daten)

  • ob die Schule die für den datenschutzkonformen Einsatz erforderliche organisatorische Maßnahmen sicherstellen kann

    📌(z. B. die Vergabe von Zugriffsrechten und die Löschung nicht mehr benötigter Konten) und

  • ob die landesspezifischen Vorgaben Schleswig-Holsteins eingehalten werden.

    📌(z. B. ob die vorgesehenen Schülerdaten zum zulässigen Datenbestand gehören und ob Daten aus dem Unterricht von Daten für Verwaltungsaufgaben getrennt verarbeitet werden).

    In Schleswig-Holstein ist besonders der zulässige Datenbestand, also alle rechtmäßig zu erfassenden Daten der Schulgemeinschaft, nach § 30 Abs. 1 SchulG i. V. m. § 5 und Anlage 2 SchulDSVO, zu beachten. Entscheidend ist also, welche personenbezogenen Daten für den jeweiligen schulischen Zweck verarbeitet werden dürfen. Zudem gilt die Trennung von Verwaltungs- und Unterrichtsdaten nach § 11 Abs. 2 SchulDSVO. Denn Daten für Verwaltungsaufgaben und Daten für pädagogische Zwecke dürfen nicht vermischt, sondern müssen in getrennten Systemen verarbeitet werden.

Soweit erforderlich, ist außerdem ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter abzuschließen. Die jeweiligen AVV der VIDIS-Anwendungen werden bereits im Rahmen der VIDIS-Vorprüfung geprüft und müssen daher nicht erneut bewertet werden.

Was ist bei Lizenz und Kosten zu beachten?

VIDIS ermöglicht die technische Anbindung und Anmeldung über das Schulportal SH. Erforderliche Lizenzen sind nicht von VIDIS umfasst und müssen separat beim jeweiligen Anbieter erworben werden. Die Beschaffung und Finanzierung sollte bei Bedarf mit dem zuständigen Schulträger abgestimmt werden.