Trennung von Verwaltungsdaten und pädagogischen Daten
Werden mit einer digitalen Bildungsanwendung personenbezogene Daten verarbeitet, sind die Vorgaben des § 11 SchulDSVO zur automatisierten Datenverarbeitung zu beachten.
Trennung von Unterrichts- und Verwaltungsdaten
Bei der Nutzung einer Bildungsanwendung ist zu prüfen, ob die personenbezogenen Daten ausschließlich für pädagogische Zwecke oder auch für Zwecke der Schulverwaltung verarbeitet werden.
Dient die Verarbeitung eines Datums nicht ausschließlich einer pädagogisch-didaktischen Tätigkeit, handelt es sich nach § 4 S. 2 SchulDSVO um ein Datum der Schulverwaltung.
Diese Unterscheidung ist bei digitalen Bildungsanwendungen besonders wichtig. Denn nach § 11 Abs. 2 SchulDSVO dürfen informationstechnische Geräte der Schulverwaltung nicht mit informationstechnischen Geräten verbunden werden, die pädagogischen Zwecken dienen.
Prüffrage
Werden in der Bildungsanwendung ausschließlich Daten für pädagogisch-didaktische Zwecke verarbeitet oder sollen darüber hinaus auch Daten der Schulverwaltung verarbeitet werden?
Wenn auch Verwaltungsdaten verarbeitet werden sollen: Eine Anwendung, die Verwaltungsdaten verarbeitet, kann regelmäßig nicht auf Geräten eingesetzt werden, die für den Unterricht vorgesehen sind. Soll die Anwendung dennoch eingesetzt werden, muss die technische Trennung nach § 11 Abs. 2 SchulDSVO gewährleistet sein und das Gerät müsste den Anforderungen des § 30 Abs. 2 SchulG SH in Verbindung mit § 11 Abs. 1 SchulDSVO entsprechen.
Keine dauerhafte Speicherung von Verwaltungsdaten
Nach § 11 Abs. 5 und 6 SchulDSVO dürfen auch pädagogisch-didaktisch genutzte IT-Verfahren für die Information über organisatorische Abläufe zwischen Schule und Eltern eingesetzt werden. Z.B. Informationsschreiben oder die Koordination von Sprechzeiten sowie kurzfristige Nachrichten und Erinnerungen.
Dabei können Daten anfallen, die der Schulverwaltung zuzuordnen sind. Diese dürfen nach § 11 Abs. 7 SchulDSVO nicht dauerhaft in dem hierfür eingesetzten IT-Verfahren gespeichert werden.
Wird ein solches Verfahren beispielsweise für eine Abwesenheitsmeldung genutzt, dürfen die für die Meldung erforderlichen Angaben verarbeitet und an die Schulverwaltung übermittelt werden. Soweit eine dauerhafte Dokumentation erforderlich ist, muss diese jedoch außerhalb dieses IT-Verfahrens in dem dafür vorgesehenen System erfolgen.
Prüffrage
Fallen bei der vorgesehenen Nutzung Daten der Schulverwaltung an?
Wenn ja: Prüfen Sie, ob diese Daten lediglich für den vorgesehenen organisatorischen Vorgang verarbeitet und erforderlichenfalls in das dafür vorgesehene Schulverwaltungssystem übernommen werden und ob keine dauerhafte Speicherung in dem IT-Verfahren nach § 11 Abs. 5 und 6 SchulDSVO erfolgt.