Löschkonzept

Ziel

Anhand des Löschkonzepts wird sichergestellt, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig gespeichert und zeitgleich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.

Für die Löschung von im Schulkontext erhobenen Daten gibt es unterschiedliche Fristen, die in § 10 Löschung und § 15 Persönliche Pflicht zur Löschung der SchulDSVO geregelt sind. Wird eine Einwilligung widerrufen und fehlt eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (z.B. Aufbewahrungspflicht), so müssen die Daten der entsprechenden Person unverzüglich gelöscht werden.

Um die fristgerechte Löschung personenbezogener Daten zu gewährleisten und die Einhaltung von Löschfristen gegenüber den Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, ist ein Löschkonzept notwendig. Für die Erstellung des Konzepts müssen ggf. die TOM zu Hilfe genommen oder beispielsweise zusätzliche Informationen beim Anbieter einer Web-Anwendung angefragt werden (z.B. Löschzyklen von Backups).

In der Regel gibt es ein allgemeines Löschkonzept auf welches z.B. in den einzelnen VVT-Einträgen, der Nutzungsordnung u.ä. referenziert wird. Gegebenenfalls muss dieses allgemeine Konzept für einzelne Anwendungen durch ein anwendungsspezifisches Dokument ergänzt werden.

Beispieltext für ein Löschkonzept

Daten, die nicht mehr für die dienstliche Verwendung benötigt werden, sind durch die Lehrkräfte in eigener Verantwortung unverzüglich zu löschen. Ggf. ist Rücksprache mit der Schulleitung zu halten. Zu veraktende Vorgänge sind in die Schülerakte zu überführen. Die Löschvorgabe bezieht evtl. vorhandene Sicherheitskopien mit ein.

Konten von Personen, die nicht mehr zugriffsberechtigt sein sollen, werden zunächst deaktiviert. Dieser Vorgang wird unter <Dateipfad> dokumentiert. Nach spätestens <Anzahl> Wochen/Monaten werden diese Konten endgültig gelöscht.

Gelöschte Dateien sind über einen Zeitraum von <Anzahl> Wochen/Monaten noch in Backups vorhanden und damit der Systemadministration zugänglich. Für die automatischen Backups wird folgendes Verfahren verwendet:

<Name und Beschreibung des Verfahrens>