FAQ - Videokonferenzdienst

Konferenzerstellung und -aufruf

Wie kann das Videokonferenzportal aufgerufen werden?

Mit welchen Browsern kann das Portal genutzt werden?

Mit Chrome oder Chromium-basierten Browsern (Chrome, Chromium, Vivaldi, Edge Chromium, Opera).

Wie erfolgt der Zugriff auf Mobilgeräten (Android, iPhone, iPad)?

Mit Hilfe der App „Jitsi-Meet“.

Ist der Zugriff über einen Schulverwaltungsrechner im Landesnetz Bildung möglich?

Mittlerweile ist die Nutzung des Portals mit den Schulverwaltungsrechnern im Landesnetz Bildung möglich.

Einen kompatiblen Browser (Mozilla Firefox oder Microsoft Edge-Chromium) können Sie bei Bedarf selbst nachinstallieren. Klicken Sie hierzu mit der linken Maustaste auf den Supportbutton (blauer Kreis mit weißem Fragezeichen, unten in der Taskleiste). Im folgenden Menü klicken Sie auf "andere Software" und dann auf "Firefox.bat" oder  "Edge - Neu.bat". Warten Sie nun bitte bis die Installationsdatei übertragen wurde und folgen Sie anschließend den weiteren Anweisungen auf dem Bildschirm. Haben Sie bitte ein wenig Geduld,  die Installation wird im Hintergrund durchgeführt.

Wie kann ein Raum eröffnet werden?

O.g. Seite öffnen und unter „Bitte geben Sie den Namen Ihres Konferenzraums ein“ einen Raumnamen eintragen und mit „Zu Ihrem Konferenzraum“ bestätigen.

Wie sollte Auswahl der Raumnamens erfolgen? Warum?

  • Dienststellennr.Schule-Lerngruppenname-Lehrkraftkürzel, z.B. 0700010-7a-La
  • Das Namensschema sollte man einhalten, damit nicht verschiedene Schulen / Lerngruppen versuchen auf einen Raum zuzugreifen (z.B. „7a“)

Kann ein Konferenzraum dauerhaft “reserviert” werden?

Nein, das geht leider nicht. Mit Betreten des ersten Teilnehmers wird der Konferenzraum erzeugt und mit Verlassen des letzten Teilnehmers wieder gelöscht.

Muss man sich beim Portal anmelden?

  • Als Lehrkraft / Moderator ist eine Anmeldung mit den zugeschickten Zugangsdaten notwendig. Diese werden bei der Erstellung bzw. Betreten des Raums abgefragt? Wenn eine Lehrkraft keine Benutzerdaten hat, muss sie bei der Schulleitung nachfragen.
  • Schüler / innen müssen sich nicht anmelden. Allerdings kann ein Raum mit einem Passwort geschützt werden, was auch empfohlen wird.

Wie kann ein Passwort für einen Raum vergeben werden?

Über den „i“-Button unten rechts, kann der Raumlink eingesehen werden und ein Passwort festgelegt werden.

Wie können Konferenzteilnehmer eingeladen werden?

  • Der Link zu dem Raum und das vorgesehene Passwort muss vorab an die Teilnehmenden verschickt werden (z.B. per Mail, Schulcommsy, IServ etc.).
  • Zum vorgesehenen Zeitpunkt öffnen die Teilnehmenden den Link in einem der o.g. Browser, geben das Passwort ein (soweit vorhanden) und sind dann in der Konferenz.

Konferenzdurchführung

Wie viele Personen können maximal an einer Konferenz teilnehmen?

Die maximale Anzahl pro Raum beträgt 75 Teilnehmer. Die Empfehlung liegt bei 30 Teilnehmenden.

Hinweis: Zur Entlastung der Verbindung werden nur die Video-Ansichten der letzten zehn Sprecher angezeigt.

Welche Möglichkeiten bieten sich mir in der Konferenz?

  • Audioübertragung
  • Videoübertragung
  • Bildschirmfreigabe
  • Chat
  • Melden

Wie sehe ich, welche Teilnehmer in der Konferenz sind?

  • Übersicht auf der echten Seite
  • Alternativ Kachelansicht verwenden

Wie kann gesteuert werden, dass nicht alle durcheinander reden?

  • Melden-Funktion
  • Teilnehmer stummschalten

Wie kann ich den Konferenzteilnehmern etwas präsentieren?

Mit Hilfe der Bildschirmfreigabe können wahlweise der ganze eigene Bildschirm oder einzelne Anwendungsfenster den Teilnehmenden präsentiert werden. Weitere Hinweise finden Sie im Anleitungsvideo 2 oder in den Anleitungen.

Kann ich die Bildschirmfreigabe auch von einem IPad nutzen?

  • Leider nein, die Bildschirmfreigabe ist nur bei Nutzung eines Browsers und damit auf einem Laptop oder PC möglich.
  • “Workaround”: Wenn neben einem IPad ein Notebook oder PC für die Konferenz genutzt wird, kann das Bild vom IPad über ein Tool wie “Airserver” auf den PC übertragen werden und von dort für die Teilnehmenden freigegeben werden (nur für Fortgeschrittene empfohlen).
  • https://www.airserver.com/WindowsDesktop

 

Wie kann ich meine Mikrofon- und Videoeinstellungen überprüfen oder ändern?

Klicken Sie in der Menüleiste unten rechts auf dem Symbol mit den drei Punkten und dann auf den Button „Einstellungen“. Es wird anschließend in der Mitte ein Menü eingeblendet. Dort können Sie unter dem Punkt „Kamera auswählen“ sowie dem Punkt „Mikrofon auswählen“ durch Öffnen der Dropdown-Liste die zur Verfügung stehenden Geräte auswählen.

Wie richte ich einen zweiten Bildschirm ein?

Als Moderatorin bzw. Moderator ist das Nutzen von zwei Monitoren hilfreich, da zum Beispiel neben dem freigegebenen Bildschirm gleichzeitig auf einem zweiten Bildschirm der Browser mit der Teilnehmerübersicht von Jitsi angezeigt werden kann. So ist es zum einen möglich zu präsentieren und zum anderen auf Meldungen bzw. Chatnachrichten zu reagieren. Alternativ zur Nutzung eines zweiten Bildschirms kann man sich jedoch auch mit einem zusätzlichen Endgerät im eigenen Konferenzraum anmelden, um sich dort die Teilnehmerübersicht anzeigen zu lassen.

Einrichtung eines zweiten Bildschirms:
Schließen Sie zunächst den zusätzlichen Monitor an einen freien Bildschirmausgang (z.B. HDMI, VGA, DVI, Display-Port, Thunderbolt, USB-C) Ihres Notebooks bzw. PCs.

Windows 10:

  • Mit der Tastenkombination Windows-Taste + i in die Einstellungen wechseln.
  • Dort den Bereich „System“ – „Anzeige“ wählen.
  • Unter der Überschrift „Mehrere Bildschirme“ auf „Diese Anzeigen erweitern“ umstellen.
  • Unter der Überschrift „Bildschirme neu anordnen“ lässt sich bei Bedarf die Anordnung der Bildschirme (durch das Ziehen und
    anschließendes Bestätigen mit „Anwenden“) verändern.

Mac OS:

  • Über das Apple-Symbol die „Systemeinstellungen“ öffnen.
  • Den Bereich für „Monitore“ öffnen und auf den Reiter „Anordnen“ wechseln.
  • Den Haken bei "Bildschirme synchronisieren" entfernen.
  • Sie sehen die Bildschirme übereinanderliegend.
    Ziehen Sie einen Bildschirm mit der Maus auf die linke oder rechte Seite, um die Anzeige zu erweitern.

Wie kann ich meinen Namen in der App (Android/iPadOS) eingeben bzw. ändern?

  • Vor Beginn einer Konferenz die App-Einstellungen öffnen und unter „Anzeigename“ den Namen eingeben.
  • Das Ändern des Namens während einer Konferenz ist - anders als im Browser - mit der App nicht möglich.

Wie rufe ich in der App (Android/iPadOS) die benutzerbezogenen Optionen (z.B. „Private Nachricht senden“, „Im Vordergrund anzeigen“) auf?

  • Solange auf die Kachel des gewünschten Teilnehmers tippen bis die benutzerdefinierten Optionen angeboten werden.

Die Option „Kachelansicht einschalten“ und weitere Optionen werden in der App nicht angezeigt.

  • Über das Drei-Punkt-Symbol die Konferenz-Einstellungen öffnen. Dort „Weitere Optionen“ und den Menüpunkt „Kachelansicht einschalten“ wählen.

Wieso taucht auf meinem Endgerät (Windows oder MacOS) bei der Bildschirmfreigabe im Reiter „Anwendungsfenster“ mein bereits geöffnetes Programm nicht auf?

  • Jitsi zeigt hier lediglich Programme an, die im Vollbildfenster oder im verkleinerten Fenster geöffnet sind. Minimierte Fenster werden dagegen nicht angezeigt. Lösung: Klicken Sie in der Taskleiste auf die betreffende Anwendung, die Sie später zeigen möchten. Belassen Sie diese Anwendung im Vollbildmodus bzw. als verkleinertes Fenster und wechseln Sie nun zurück zum Browser ohne das zu zeigende Anwendungsfenster zu minimieren. Klicken Sie dazu lediglich unten auf der Taskleiste das Browsersymbol an. Jetzt sollte das Anwendungsfenster bei Jitsi erkannt werden.

Wieso funktioniert die Bildschirmfreigabe auf meinem MacOS-Endgerät nicht? Es taucht die Fehlermeldung „Bildschirmfreigabe fehlgeschlagen auf“.

Wahrscheinlich fehlen Berechtigungen für den genutzten Browser. Diese kann man in den MacOS-Systemeinstellungen unter „Datenschutz“ - „Bildschirmaufnahme“ vergeben. Dort muss für den betreffenden Browser ein Häkchen gesetzt werden:

 

Wie kann ich verhindern, dass unberechtigte Personen Zutritt zum meinem Konferenzraum erhalten?

Variante 1: Raum-Passwort festlegen

  • Wird ein Raum-Passwort vergeben, so werden Teilnehmerinnen und Teilnehmer vor dem Raumeintritt zur Eingabe eines Passwortes aufgefordert. Dieses wird den Teilnehmenden im Vorfeld zusammen mit dem Raumlink durch den Moderator bzw. die Moderatorin zugesandt.
  • Einrichtung: Über das Schildsymbol am unteren rechten Bildschirmrand die Sicherheitsoptionen öffnen, dort „Passwort hinzufügen“ wählen, das Passwort eingeben und mit „Hinzufügen bestätigen:





  • Wichtig: Das Raumpasswort muss - auch wenn es identisch bleibt - bei jeder Sitzung neu in den Sicherheitsoptionen eingegeben werden, da die Raumeinstellungen nach Beendigung einer Konferenz zurückgesetzt werden.

Variante 2: Lobby-Modus aktivieren

  • Ist der Lobby-Modus aktiviert, gelangen die Teilnehmenden nicht direkt in den Konferenzraum sondern zunächst in einen Warteraum. Dort melden sie sich mit ihrem Namen an und warten auf den Einlass in den Konferenzraum. Der Raummoderator bzw. die Raummoderatorin, bekommt dann im Konferenzraum einen Hinweis und kann die betrefffende Person in den Hauptraum lassen.
  • Einrichtung: Über das Schildsymbol am unteren rechten Bildschirmrand die Sicherheitsoptionen öffnen, dort den Schalter für „Lobby aktivieren“ auf grün umstellen:





  • Wichtig: Der Lobbymodus muss bei jeder Sitzung neu in den Sicherheitsoptionen aktiviert werden, da die Raumeinstellungen nach Beendigung einer Konferenz zurückgesetzt werden.

Lassen sich mit Jitsi Gruppenräume („Breakout“-Räume) einrichten?

Diese Funktion steht bei Jitsi leider nicht zur Verfügung.
Als Workaround wäre jedoch unten beschriebenes Szenario denkbar. Die Kurzanleitung bezieht sich auf die aktuelle Version des Webbrowsers Microsoft Edge:

  1. Hauptraum anlegen und als Organisator/Organisatorin einloggen.
  2. Neuen Browsertab (bzw. neues Browserfenster) öffnen, dort Gruppenraum 1 anlegen und auch hier als Organisator/Organisatorin einloggen.
  3. Neuen Browsertab (bzw. neues Browserfenster) öffnen, dort Gruppenraum 2 anlegen und auch hier als Organisator/Organisatorin einloggen. Ggf. weitere Browsertabs/-fenster mit weiteren Gruppenräumen anlegen.
    Die Tabs sollten nun folgendermaßen aussehen:

    Ansicht Browesertabs


  4. In jedem Gruppenraum im Chat den Link zum Hauptraum hinterlegen, damit die Teilnehmer später leichter in den Hauptraum zurückfinden.
  5. Der Moderator sollte alle Räume dauerhaft geöffnet lassen, damit in der Gruppenphase ein schneller Wechsel in unterschiedliche Räume möglich ist. Damit jedoch nicht alle Räume gleichzeitig zu hören sind, sollten alle Tabs von aktuell nicht genutzten Räumen stummgeschaltet werden. Soll ein Raum wieder hörbar werden, lässt sich dies auf demselben Weg rückgängig machen. Dazu auf den jeweiligen Tab wechseln, einen Rechtsklick auf den Tabreiter oben am Bildschirmrand ausführen und „Tab stumm schalten“ bzw. „Stummschaltung für Tab aufheben“ wählen:

    Tab stummschalten

    Stummschaltung aufheben

    Hinweis: Nicht jeder Browser unterstützt die Stummschaltung eines einzelnen Tabs/Fensters.

  6. In den Tab des Hauptraumes wechseln.
  7. Zu Beginn der Gruppenphase die Links zu den Gruppenräumen in den Chat kopieren und die Teilnehmer bitten, sich per Klick auf den Link in den passenden Gruppenraum zu begeben. Den Tab des Hauptraumes sollten die Teilnehmer am besten komplett schließen, damit es im Anschluss nicht zu Audioproblemen (z.B. Tonübertragung aus zwei Räumen) kommt.

 
 
 

Support

Die Funktion "Passwort vergessen" arbeitet nicht korrekt (Fehler 403-Meldung).

  1. Bitte klicken Sie auf den Link: https://pssadm.video.openws.de/univention/self-service/#page=passwordreset.
  2. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
  3. Sie bekommen eine neue Mail mit einem neuen sog. Token vom Absender: no-reply@openws.de.
  4. Kopieren Sie den Token oder geben Sie ihn manuell ein! Bitte beachten Sie, dass der Token nur eine Gültigkeit von einer Stunde hat und danach erneut angefordert werden muss!

Es kommt zu Ton- und Bildaussetzern in einer Konferenz.

  • Stellen Sie sicher, dass nur die zugelassenen Browser verwendet werden.
  • Schalten Sie die Videobilder nur bei Bedarf ein.
  • Verändern Sie die Qualitätseinstellungen (ggf. nur Audio auswählen).

Ich bin von den Teilnehmenden nicht zu hören.

  • Prüfen Sie, ob an Ihrem Laptop (normalerweise eingebaut) bzw. PC ein Mikro angeschlossen ist.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon vor dem Sprechen ein.
  • Falls Sie beim Betreten des Raumes nicht die Freigabe für Ihr Mikrofon erteilt haben, können Sie das auch nachträglich unter “Einstellungen” vornehmen.

Ich kann mich mit den zugesendeten Anmeldedaten beim Videokonferenzdienst nicht einloggen.

Falls Sie bislang Ihre Zugangsdaten per “Copy & Paste” aus der Email herauskopiert haben, probieren Sie bitte auch die Daten abzutippen.