Allgemeine technische Fragen zum dienstlichen E-Mail-Postfach

1 GB Postfachspeicher sind für mich zu wenig. Kann man den irgendwie erweitern?

Derzeit wird eine Erweiterung des Postfachspeichers mit dem Dienstleister erörtert. Grundsätzlich ist das dienstliche Mail-Postfach jedoch nicht als Archiv zu verstehen.

Zu diesem Zweck können Sie die nicht mehr benötigten E-Mails auf Ihren Computer herunterladen (zu exportierende E-Mails markieren -> Weitere Aktionen -> als Datei speichern). Dies gilt natürlich auch für den Ordner Gesendete Objekte.
Danach stehen diese E-Mails nicht mehr im Postfach, aber auf Ihrem Computer zur Verfügung und der entsprechende Speicherplatz in Ihrem Postfach ist frei.

Gibt es eine Möglichkeit, sich über eingehende Nachrichten informieren zu lassen?

Nein, aktuell gibt es diese Möglichkeit nicht.

Nach kurzer Zeit werde ich automatisch abgemeldet. Kann man diesen Zeitraum verlängern?

Nein, das ist eine Sicherheitsfunktion, die sich weder abschalten noch verändern lässt. Dies soll der unbefugten Nutzung schulischer Daten entgegenwirken.

Gibt es eine Möglichkeit, die Termine aus dem dienstlichen Kalender mit anderen Kalendern in Echtzeit zu synchronisieren?

Nein, dies ist derzeit leider nicht möglich.

Was ist der Unterschied zwischen einer @schule-sh.de- und einer @[…].landsh.de-Mailadresse?

@schule-sh.de-Adressen sind im Schulportal und über jedes offene Netz abrufbar, @[…].landsh.de-Adressen sind im Landesnetz und nicht aus dem Internet abrufbar, sondern nur von Schulverwaltungsrechnern im Landesnetz Bildung.

Ich habe eine E-Mail an mehrere Empfänger verschickt und eine System-E-Mail erhalten, dass nicht alle Empfänger erreicht werden konnten. Woher weiß ich, welche Adressen das sind?

An die E-Mail mit mit der Fehlermeldung ist eine .dat-Datei angehängt. In dieser befinden sich sich die gesuchten Angaben. Sie müssen die Datei herunterladen und dann nach Rechtsklick auf die Datei -> Öffnen mit... -> Editor (Windows10) wählen. Bei allen anderen Betriebssystemen gibt es es vergleichbare Tools.

Benutzerverwaltung

Wir haben neue Lehrkräfte an unserer Schule. Wie kommen diese an ihre Schulportal-Accounts (inkl. dienstliche E-Mail/ itslearning-Zugang)?

Erstellen Sie ein Helpdesk-Ticket mit folgenden Angaben zu den Lehrkräften: Vor- und Zuname, KoPers-Personalnummer, Dienststellennnummer. Sie können in einem Ticket auch mehrere Accounts beantragen.
Die Anfrage muss von der Landesnetz-Adresse der Schule kommen.

Wie bekommt man einen personalisierten Admin-Account für schulische Multiplikatoren?

Erstellen Sie ein Helpdesk-Ticket mit dem Benutzernamen der Lehrkraft und der Dienststellenummer.
Die Anfrage muss von der Landesnetz-Adresse der Schule kommen.

Mein Name hat sich geändert, wurde falsch importiert oder mein zweiter Vorname soll entfernt werden. Was kann ich tun?

Namensänderungen sind aktuell nur möglich, wenn ein Nutzerkonto neu angelegt wird (und das alte gelöscht). Damit ist der Verlust von Daten im Mailpostfach bzw. in itslearning verbunden.
Wenn Sie damit einverstanden sind, bitten wir um ein entsprechendes Ticket über den IQSH-Helpdesk. Dieses muss mindestens Vor- und Zunamen, die Personalnummer, die aktuelle und die gewünschte E-Mail-Adresse beinhalten. Das Schema muss immer vorname.nachname@schule-sh.de entsprechen.

Eigentlich freistehende Bestandteile des Nachnamens (de Breune, von Bernstein, zu Salm usw.) werden dem Nachnamen zugeschlagen -> michael.vonbernstein@schule-sh.de.

Viele E-Mail-Adressen haben am Ende eine Ziffer. Dies kann zu Missverständnissen beim E-Mail-Versand/ -Empfang führen. Was kann man tun?

Derzeit wird an einer technischen Lösung gearbeitet, dieses Problem dauerhaft zu lösen. Wir werden Sie informieren, sobald die Lösung zur Verfügung steht. Dies gilt natürlich nur für Namen, die tatsächlich nicht mehrfach in Schleswig-Holsteins Lehrerschaft vorkommen.

Können auch Personen ohne KoPers-Nummer einen Schulportal-Account erhalten (z.B. Schul-Assistentinnen und -Assistenten, Hausmeisterinnen und Hausmeister, Schulsekretärinnen und Schulsekretäre)?

Dies geht derzeit - neben den Schülerinnen und Schülern - nur für Personen, die an den Schulen eigenverantwortlichen Unterricht erteilen (z.B. kirchliche Mitarbeitende für ev. / kath. Religion, Studierende im Praxissemester, Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst - soweit noch keine KoPers-Nr. aus einer Vertretungstätigkeit oder dgl. vorliegt). Falls einer dieser Fälle bei Ihnen vorliegt, teilen Sie uns dieses bitte mit.
Bitte geben Sie bei einer befristeten Tätigkeit den genauen Zeitraum an (z.B. Praxissemester). Die Aufnahme für weitere Personenkreise wird derzeit geprüft.

Abruf, Weiterleitung und Benachrichtigung

Kann man die dienstliche E-Mail-Adresse mit einem E-Mail-Programm abrufen (Stichwörter: Outlook, Thunderbird, IMAP, SMTP, POP3)?

Aktuell ist der Abruf der dienstlichen E-Mail-Adresse nur über den Browser möglich. So kann landesweit sichergestellt werden, dass ein Abruf an jeder Schule mit den jeweils eingesetzten Endgeräten möglich ist.

Kann ich meine dienstliche E-Mail-Adresse an andere Mail-Adressen automatisch weiterleiten?

Die Funktion der automatischen Weiterleitung auf private Mail-Adressen außerhalb des Landesnetzes ist lt. Dienstvereinbarung unzulässig und wurde daher auf technischer Ebene deaktiviert. Die zulässigen Domains für Weiterleitungen sind (bisher) nur @bimi.landsh.de; @schule.landsh.de und @schule-sh.de.

Kontakte und Adressbuch

Meine Adressbücher sind nicht mehr zu sehen. Woran liegt das und was kann ich tun?

Derzeit wird daran gearbeitet, eine generelle Lösung für dieses sporadisch auftretende Problem herbeizuführen. Einstweilen können Sie das Fehlerbild mit Hilfe der verlinkten Anleitung (s. unten) selbst beheben.

Manche Lehrkräfte werden an mehreren Schulen eingesetzt (z.B. Sonderpädagoginnen und Sonderpädagogen oder Religions-Lehrkräfte). Wie bekommen sie Zugriff auf die Adressbücher all ihrer Schulen oder auch die itslearning-Hierarchien?

Schicken Sie uns bitte ein Ticket über den IQSH-Helpdesk mit Vor- und Nachnamen sowie Personalnummer der entsprechenden Lehrkraft. Dazu benötigen wir die Dienststellennummer der Stamm- und der Regelschule(n). Sie können auch ein Ticket für mehrere Lehrkräfte nutzen.

Wie kann ich in neue Personen in meine Kontaktlisten aufnehmen, deren Daten als v-cards in vcf-Dateien (oder csv-Dateien) auf meinem Rechner gespeichert sind?

Wählen Sie das gewünschte persönliche Adressbuch - kein öffentliches - und klicken Sie auf das "Drei-Strich-Menü" auf der rechten Seite des Adressbuchnamens. Im aufklappenden Menü befindet sich unten der Button "Importieren". Wenn Sie diesen anklicken, wird Ihnen als Erstes der vcf-, als Zweites der csv-Import angeboten.
In öffentlichen Adressbüchern klappt dieses Vorgehen nicht.

Wie erstelle ich einen Mail-Verteiler im Adressbuch?

So erstellen Sie eine neue Verteilerliste:

1. Öffnen Sie in der Ordneransicht ein Adressbuch.
Hinweis: Öffnen Sie ein Adressbuch, in dem Sie die Berechtigung zum Anlegen von Objekten haben.

2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Neu. Klicken Sie auf Verteilerliste hinzufügen.

3. Geben Sie in Name einen Namen für die Verteilerliste ein.

4. Geben Sie unterhalb von Teilnehmer die E-Mail-Adresse eines Teilnehmers ein.

▪ Während Sie die E-Mail-Adresse eingeben, werden passende Vorschläge angezeigt. Um einen Vorschlag zu übernehmen, klicken Sie auf einen Vorschlag.

▪ Um Kontakte aus einem Adressbuch zu wählen, klicken Sie rechts im Eingabefeld auf das Symbol Adressbuch .

Um weitere Kontakte hinzuzufügen, wiederholen Sie diesen Schritt. Um einen Kontakt zu entfernen, klicken Sie neben dem Kontakt auf das Löschen-Symbol .

5. Klicken Sie auf Liste anlegen.

Darf man im Adressbuch auch Kontakte von Schülerinnen und Schülern oder Eltern ablegen?

Ja, das ist zulässig, sofern Sie das Adressbuch nicht freigeben.

Wie kann man Adressen / Adressbücher aus z.B. Outlook oder IServ exportieren und in das Adressbuch der dienstlichen E-Mail importieren?

Man kann Adressen/ Adressbücher aus Outlook / IServ als .csv-Datei exportieren und hier importieren. Wir arbeiten gerade an einer Anleitung dazu.

Passwörter und Passwort-Reset

Wie kann ich ein Schüler-/Schülerinnen-Passwort zurücksetzen?

Das Zurücksetzen von Kennwörtern für Schülerinnen und Schüler erfolgt durch die schulischen Multiplikatoren über deren Admin-Account.
Sollte diese Funktion bei Ihnen noch nicht zur Verfügung stehen, geben Sie bitte ein Helpdesk-Ticket auf.

Der vorherige Link zum Passwort-Reset für Schüler*innen wurde deaktiviert, da er nur eine Übergangslösung darstellte.

Wie kann ich ein Lehrkräfte-Passwort zurücksetzen?

Aktuell ist die im Handbuch beschriebene Funktion "Passwörter Lehrkräfte zurücksetzen", die als Kachel auf der Starseite des Schulportals nach Login mit dem Admin-Zugang zu sehen ist, aus technischen Gründen noch deaktiviert.
Die Lösung soll jedoch zeitnah zur Verfügung stehen.
Umgestellte Admin-Zugänge können über das "Benutzer (Schulen)"-Modul die Passwörter von Lehrkräften zurücksetzen. Wählen Sie hierzu die jeweilige Lehrkraft aus und füllen die Felder "Passwort" und "Passwort (Wiederholung)" aus. Bitte teilen Sie der Lehrkraft aus datenschutzrechtlichen Gründen mit, dass das Passwort nach erstmaliger Anmeldung geändert werden soll. Sie wird nicht automatisch dazu aufgefordert.

Sollte Ihr Admin-Konto noch nicht umgestellt sein, geben Sie bitte - wie bisher auch - ein Ticket beim IQSH-Helpdesk auf mit folgenden Angaben zum fraglichen Account: Vor- und Zuname oder Benutzername und Dienststellennummer.

Gibt es Vorgaben oder Mindestanforderungen für die Passwörter?

Das Thema ist noch nicht abschließend geklärt. Vermutlich wird man sich aber an den Empfehlungen des BSI orientieren (mind. 8 Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen).

Quelle: Hinweisseiten des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik

Dienstrecht und schulischer Datenschutz

Dürfen besondere personenbezogene Daten (z.B. Förderpläne, Gesundheitsdaten usw.) über die dienstliche E-Mail-Adresse versendet werden?

Grundsätzlich ist das erlaubt. So lange die Zwei-Faktor-Authentifizierung nicht zur Verfügung steht, müssen solche Daten jedoch verschlüsselt versendet werden. Die Einführung der Zwei-Faktor-Authentifizierung soll noch im Jahr 2021 erfolgen.
Eine kostenfreie und sichere Verschlüsselungslösung ist zum Beispiel VeraCrypt (KLICK zur Downloadseite).

Wir nutzen derzeit die Mail-Komponente von IServ (oder einen anderen Mail-Server). Dürfen diese Mail-Adressen weiterhin genutzt werden?

Ja, aber nur für die interne Kommunikation mit den Schülerinnen und Schülern zu pädagogischen Zwecken. Für alle anderen Zwecke ist die Nutzung der Dienstmailadresse verbindlich. Davon ausgenommen sind nur Landesnetz-Mailadressen (@schule.landsh.de).