Medienberatung

E-Mail aus Adressbuch senden

Sie können aus Ihrem Adressbuch eine E-Mail an einen Kontakt, an mehrere Kontakte oder an eine Verteilerliste senden.

So senden Sie eine E-Mail aus einem Adressbuch:

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt oder eine Verteilerliste.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf E-Mail senden.
3. Vervollständigen Sie die Angaben zum Senden einer neuen E-Mail.

Kontakte zu einem Termin einladen

Sie können aus einem Adressbuch einen Kontakt, mehrere Kontakte oder die Kontakte einer Verteilerliste zu einem Termin einladen.

So laden Sie Kontakte zu einem Termin ein:

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt oder eine Verteilerliste.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Einladen.
3. Vervollständigen Sie die Angaben zum Anlegen eines Termins.

Kontakte bearbeiten

Sie können alle Daten eines Kontakts nachträglich bearbeiten. Im Bearbeitungsfenster werden die Daten angezeigt, die am häufigsten benötigt werden. Andere Daten können eingeblendet werden.

So bearbeiten Sie einen Kontakt:

Voraussetzung: Sie haben für den Ordner, der den Kontakt enthält, die Berechtigung zum Bearbeiten von Objekten.

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Bearbeiten. Die Daten des Kontakts werden angezeigt.
3. Bearbeiten Sie die Daten.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Kontakte verschieben

Sie können einen Kontakt oder mehrere Kontakte gemeinsam in einen anderen Ordner verschieben.

So verschieben Sie einen Kontakt in einen anderen Ordner:

Voraussetzung: Sie haben für den Zielordner die Berechtigung zum Anlegen von Objekten.

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Verschieben.
3. Wählen Sie im Fenster Verschieben einen Ordner. Bei Bedarf legen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie auf Ordner anlegen klicken.
4. Klicken Sie auf Verschieben.
   
   

Tipp: Um Kontakte mit Hilfe von Drag & Drop zu verschieben, wählen Sie in der Liste einen Kontakt oder mehrere Kontakte. Ziehen Sie die gewählten Kontakte auf einen Ordner im Ordnerbaum.

Kontakte kopieren

Sie können einen Kontakt oder mehrere Kontakte gemeinsam in einen anderen Ordner kopieren.

So kopieren Sie einen Kontakt in einen anderen Ordner:

Voraussetzung: Sie haben für den Zielordner die Berechtigung zum Anlegen von Objekten.

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Kopieren.
3. Wählen Sie im Fenster Kopieren einen Ordner. Bei Bedarf legen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie auf Ordner anlegen klicken.
4. Klicken Sie auf Kopieren.

Kontakte drucken

Sie können die Daten eines Kontakts oder mehrerer Kontakte drucken. Sie können zwischen verschiedenen Drucklayouts wählen.

So drucken Sie die Daten von Kontakten:

1. Öffnen Sie im Ordnerbaum ein Adressbuch. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt oder mehrere Kontakte.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Drucken. Das Fenster Drucklayout wählen wird geöffnet.
3. Wählen Sie ein Drucklayout. Klicken Sie auf Drucken.
   Vervollständigen Sie die Schritte zum Starten des Druckvorgangs.
4. Schließen Sie das Fenster mit der Druckvorschau.

Kontakte löschen

Sie können einen Kontakt oder mehrere Kontakte gemeinsam löschen.

So löschen Sie einen Kontakt:

Achtung: Wenn Sie einen Kontakt löschen, ist dieser Kontakt unwiederbringlich verloren.

1. Wählen Sie in der Liste einen Kontakt.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Löschen.
3. Bestätigen Sie, dass Sie den Kontakt löschen möchten.
   Ergebnis: Der Kontakt wird gelöscht.

Kontakte suchen

So suchen Sie nach Kontakten:

1. Klicken Sie in der Suchleiste auf das Symbol Suche starten oder in das Eingabefeld. Eine Ordner-Schaltfläche zeigt an, in welchen Ordnern gesucht wird. Die Schaltfläche Optionen enthält Möglichkeiten zum Eingrenzen der Suche.
2. Um einen Ordner für die Suche auszuwählen, klicken Sie auf die Ordner-Schaltfläche.
   1. Wenn Sie Alle Ordner wählen, werden alle privaten, öffentlichen und freigegebenen Ordner und Unterordner durchsucht.
   2. Wenn Sie einen bestimmten Ordner wählen, wird nur dieser Ordner durchsucht, keine Unterordner.
3. Tippen Sie einen Suchbegriff in das Eingabefeld. Das Suchmenü öffnet sich.
   Bestimmen Sie, in welchen Daten gesucht werden soll, indem Sie im Suchmenü einen Eintrag anklicken.
   1. Wenn Sie den Suchbegriff anklicken oder die Eingabetaste drücken, wird in den folgenden Daten gesucht: Name, Adresse, Telefonnummer.
   2. Um nur in einem Namen zu suchen, klicken Sie im Suchmenü auf in Namen.
      Auf die gleiche Art können Sie nur in E-Mail-Adressen, nur in Telefonnummern, nur in Abteilungen oder nur in Adressen suchen.
   3. Um nach einem Kontakt zu suchen, der zum Suchbegriff passt, klicken Sie im Suchmenü auf einen Namen.
      Die gefundenen Objekte werden in der Liste im Anzeigebereich angezeigt.
4. Um das Suchergebnis anzupassen, verwenden Sie diese Methoden:
   1. Um das Suchergebnis zu verfeinern, geben Sie weitere Suchbegriffe ein. Um einen Suchbegriff zu entfernen, klicken Sie neben dem Suchbegriff auf das Symbol.
   2. Um die Suche in einem anderen Ordner auszuführen, klicken Sie auf die Ordner-Schaltfläche.
      Wählen Sie einen Ordner.
   3. Um die Suche auf private, öffentliche oder freigegebene Ordner zu beschränken, klicken Sie auf Optionen. Wählen Sie einen Ordnertyp.
   4. Um die Suche auf Kontakte oder auf Verteilerlisten zu beschränken, klicken Sie auf Optionen.
      Wählen Sie einen Typ.
5. Um die Suche zu beenden, klicken Sie auf das Symbol Suche abbrechen.

Kontakte im Team

Sie können Ihre Kontakte sowohl mit internen Benutzern als auch mit externen Partnern teilen. Je nach Anforderung können verschiedene Methoden sinnvoll sein.

• Das Globale Adressbuch stellt die Kontaktdaten aller Benutzer zur Verfügung. Jeder Benutzer kann diese Kontakte verwenden.
• Wenn Sie weitere Kontakte für interne Benutzer oder für externe Partner zur Verfügung stellen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
  • Legen Sie einen neuen persönlichen oder öffentlichen Ordner an, in den Sie die gewünschten Kontakte kopieren oder verschieben.
  • Geben Sie diesen Ordner frei.
  • Sie können auch einen vorhandenen Ordner freigeben.
• Wenn ein anderer interner Benutzer einen Kontaktordner für Sie freigegeben hat, können Sie im Ordnerbaum auf diesen Ordner zugreifen.