Medienberatung

Die Nutzung von Ordnern

Ordner helfen Ihnen dabei,

• den Überblick über Ihre Objekte zu behalten,
• Informationen gezielt mit anderen Benutzern und externen Partnern zu teilen,
• Informationen gezielt zu suchen und schnell wieder zu finden.

Sie finden im Ordnerbaum die folgenden Ordnerarten:

Persönliche Ordner

• Die persönlichen Ordner enthalten Ihre E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien.
  Andere Benutzer können Ihre persönlichen Ordner nicht sehen, solange Sie diese nicht freigeben.
• Sie finden Ihre persönlichen Ordner für Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien in der jeweiligen App unterhalb von Meine Adressbücher, Meine Kalender, Meine Aufgaben, Meine Dateien.

Öffentliche Ordner

• Die öffentlichen Ordner enthalten Kontakte, Termine und Dokumente, die für alle Benutzer von Interesse sind. Jeder Benutzer kann öffentliche Ordner anlegen und diese für andere Benutzer freigeben.
• Sie finden die öffentlichen Ordner für Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien in der jeweiligen App unterhalb von Öffentliche Adressbücher, Öffentliche Kalender, Öffentliche Aufgaben, Öffentliche Dateien.
  
  
• Freigegebene Ordner
• Freigegebene Ordner sind Ordner, die andere Benutzer für Sie zum Lesen oder Schreiben freigegeben haben.
• Sie finden die freigegebenen Ordner für Kontakte, Termine, Aufgaben und Dateien in der jeweiligen App unterhalb von Freigegebene Adressbücher, Freigegebene Kalender, Freigegebene Aufgaben, Freigegebene Dateien.

So öffnen oder schließen Sie den Ordnerbaum:

Verwenden Sie eine der folgenden Methoden:

Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf Ansicht. Aktivieren oder deaktivieren Sie Ordneransicht.
Klicken Sie unterhalb des Ordnerbaums auf das Symbol Ordneransicht öffnen oder Ordneransicht schließen.

In der App E-Mail doppelklicken Sie oberhalb der E-Mail-Liste auf eine freie Stelle.

So ändern Sie die Breite des Ordnerbaums:

1. Bewegen Sie den Zeiger an den rechten Rand des Ordnerbaums. Ein Doppelpfeil wird angezeigt.
2. Ziehen Sie den Rand nach links oder nach rechts.

So öffnen oder wählen Sie einen Ordner:

1. Wenn der Ordnerbaum geschlossen ist, öffnen Sie ihn.
2. Wenn ein Ordner weitere Unterordner enthält, können Sie die Unterordner anzeigen, indem Sie vor dem Ordnernamen auf das Dreieck klicken.
3. Klicken Sie auf einen Ordner. Die Objekte des Ordners werden in der Detailansicht angezeigt.

E-Mails verschieben

So verschieben Sie eine E-Mail:

Voraussetzung: Sie haben im Zielordner die Berechtigung zum Anlegen von Objekten.

1. Wählen Sie eine E-Mail.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Verschieben.
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen.
3. Wählen Sie im Fenster Verschieben einen Ordner. Bei Bedarf legen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie auf Ordner anlegen klicken.
4. Klicken Sie auf Verschieben.
   

Tipps:

• Um E-Mails eines bestimmten Absenders in einen Ordner zu verschieben, können Sie eine neue Regel beim Verschieben erstellen.
• Sie können auch mehrere E-Mails gemeinsam verschieben.
• Um E-Mails mit Hilfe von Drag and Drop zu verschieben, wählen Sie in der Seitenleiste eine E-Mail oder mehrere E-Mails. Ziehen Sie die gewählten E-Mails auf einen Ordner im Ordnerbaum.

So verschieben Sie alle E-Mails eines Ordners:

Voraussetzung: Sie haben im Zielordner die Berechtigung zum Anlegen von Objekten.

1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Ordner, dessen E-Mails Sie verschieben wollen.
2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Ordnerspezifische Aktionen. Klicken Sie auf Alle Nachrichten verschieben.
3. Wählen Sie im Fenster Alle Nachrichten verschieben einen Ordner. Bei Bedarf legen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie auf Ordner anlegen klicken.
4. Klicken Sie auf Alle verschieben.

E-Mails kopieren

So kopieren Sie eine E-Mail:

Voraussetzung: Sie haben im Zielordner die Berechtigung zum Anlegen von Objekten.

1. Wählen Sie eine E-Mail.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Kopieren.
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen.
3. Wählen Sie im Fenster Kopieren einen Ordner. Bei Bedarf legen Sie einen neuen Ordner an, indem Sie auf Ordner anlegen klicken.
4. Klicken Sie auf Kopieren.
   
   Tipp: Sie können auch mehrere E-Mails gemeinsam kopieren, indem Sie sie vorab markieren (Häkchen vor der jeweiligen E-Mail setzen).

E-Mail-Erinnerung aktivieren

Sie können zu einer empfangenen E-Mail eine Erinnerung einrichten. Diese Funktion legt eine Aufgabe an und erinnert Sie an die Fälligkeit.

So legen Sie eine E-Mail-Erinnerung an:

1. Wählen Sie eine E-Mail.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Erinnerung.
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen.
   Hinweis: Wenn Sie eine E-Mail-Konversation gewählt haben, ist diese Funktion nur in der Detailansicht verfügbar, nicht in der Werkzeugleiste.
3. Vervollständigen Sie im Fenster Mich erinnern die Angaben. Wählen Sie in Mich erinnern eine Zeit. Klicken Sie auf Erinnerung erstellen.
   Ergebnis: Eine Aufgabe wird angelegt. Unterhalb des Aufgabentextes wird eine Schaltfläche angezeigt.
   Anklicken dieser Schaltfläche zeigt die ursprüngliche E-Mail.

E-Mails speichern

Sie können eine E-Mail in Form einer Textdatei speichern. Die Textdatei hat die Namenserweiterung eml.

So speichern Sie eine E-Mail:

1. Wählen Sie eine E-Mail.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Als Datei speichern.
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen.
3. Folgen Sie den Anweisungen zum Speichern der eml-Datei.

E-Mails drucken

So drucken Sie den Inhalt einer E-Mail:

1. Wählen Sie eine E-Mail. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Drucken. Ein Fenster mit einer Druckvorschau wird geöffnet.
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht das Symbol Aktionen.
2. Falls erforderlich, ändern Sie die Druckeinstellungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken.
3. Schließen Sie das Fenster mit der Druckvorschau.
   
   Tipp: Sie können auch die Inhalte mehrerer E-Mails gemeinsam drucken (Häkchen vor der jeweiligen E-Mail setzen).

E-Mails archivieren

Wenn Sie E-Mails archivieren, werden diese E-Mails in den Ordner Archiv verschoben. Der Ordner Archiv enthält für jedes Kalenderjahr einen eigenen Unterordner. Die archivierten E-Mails werden je nach Jahr des Empfangs in diese Unterordner einsortiert.

So archivieren Sie den Inhalt eines E-Mail-Ordners:

1. Wählen Sie im Ordnerbaum einen E-Mail-Ordner.
2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Ordnerspezifische Aktionen. Klicken Sie auf Archivieren.
3. Klicken Sie im Fenster Nachrichten archivieren auf Archivieren.
   Ergebnis: Die E-Mails werden in den Archiv-Ordner verschoben.

So archivieren Sie einzelne E-Mails:

1. Wählen Sie eine E-Mail oder mehrere E-Mails.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Archivieren.
   Alternativ verwenden Sie die Taste [a].
   Ergebnis: Die E-Mails werden in den Archiv-Ordner verschoben.

E-Mails löschen

Sie haben folgende Möglichkeiten:

• Einzelne E-Mails oder eine vollständige Konversation löschen. Die E-Mails werden standardmäßig in den Papierkorb verschoben.
• Alle E-Mails eines E-Mail-Ordners löschen. Die E-Mails werden standardmäßig in den Papierkorb verschoben.
• Gelöschte E-Mails aus dem Papierkorb wiederherstellen.
• E-Mails im Papierkorb endgültig löschen. Endgültig gelöschte E-Mails sind unwiederbringlich verloren.
  Alternativ können Sie alle E-Mails im Papierkorb endgültig löschen, indem Sie den Papierkorb leeren.

Achtung: Wenn Sie in den E-Mail-Einstellungen den Eintrag Gelöschte E-Mails unwiderruflich entfernen aktivieren, können Sie gelöschte E-Mails nicht wiederherstellen. Es wird empfohlen, diese Einstellung nicht zu verwenden.

So löschen Sie eine E-Mail:

1. Wählen Sie eine E-Mail.
2. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Löschen.
   Alternativ verwenden Sie die Taste [Entf] oder [Rücktaste].
   Alternativ verwenden Sie in der Detailansicht die Schaltfläche Löschen.
   Ergebnis: Die E-Mail wird in den Ordner Papierkorb verschoben.
   
   Tipp: Sie können auch mehrere E-Mails gemeinsam löschen.

So löschen Sie alle E-Mails eines Ordners:

1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Ordner, dessen E-Mails Sie löschen wollen.
2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Ordnerspezifische Aktionen. Klicken Sie auf Alle Nachrichten löschen.
   Ergebnis: Die E-Mails werden in den Ordner Papierkorb verschoben.

So können Sie eine gelöschte E-Mail wiederherstellen:

1. Öffnen Sie im Ordnerbaum den Ordner Papierkorb.
2. Wählen Sie eine E-Mail.
3. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Aktionen. Klicken Sie im Menü auf Verschieben.
4. Wählen Sie im Fenster Verschieben einen Ordner. Klicken Sie auf die Schaltfläche Verschieben.

So können Sie eine gelöschte E-Mail endgültig löschen:

Achtung: Endgültig gelöschte E-Mails können nicht wiederhergestellt werden. Bevor Sie eine E-Mail endgültig löschen, stellen Sie sicher, dass Sie diese E-Mail nicht mehr benötigen.

1. Öffnen Sie im Ordnerbaum den Ordner Papierkorb.
2. Wählen Sie eine E-Mail.
3. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das Symbol Löschen.
   Ergebnis: Die E-Mail wird endgültig gelöscht.

So löschen Sie den Inhalt des Papierkorbs endgültig:

Achtung: Endgültig gelöschte E-Mails können nicht wieder hergestellt werden. Bevor Sie eine E-Mail endgültig löschen, stellen Sie sicher, dass Sie diese E-Mail nicht mehr benötigen.

1. Wählen Sie im Ordnerbaum den Ordner Papierkorb.
2. Klicken Sie neben dem Ordnernamen auf das Symbol Ordnerspezifische Aktionen. Klicken Sie auf Papierkorb leeren.
3. Bestätigen Sie, dass Sie den Ordner leeren wollen.
   Ergebnis: Die Objekte im Papierkorb werden endgültig gelöscht.